Définition de la notion de projet

Selon le PMI (Project Management Institute) :

« Un projet est une entreprise temporaire, décidée en vue de produire un résultat unique, produit ou service ».

Il a un début et une fin explicite.

En résumé :

Un projet est un ensemble d’actions à entreprendre afin de répondre à un besoin unique défini par des contraintes. Donc un projet :

• Est une phase temporaire début/fin
• Réalisé sur un objectif (produit/savoir) réaliste avec des performances
• Limité en temps et ressources
• Parfois allant à l’encontre d’une logique fonctionnelle et hiérarchique

Traduire une « idée » en projet

• Transformer l’idée en objectifs
• Définir les moyens nécessaires
• Prévoir l’organisation et la gestion du projet

Le triangle de la gestion de projet

• Vue d’ensemble des 3 piliers définissant un projet
• Un projet comprend un objectif à livrer dans un délais définis avec un budget alloué

Principes Généraux

• Le projet définit des notions contraires au quotidien et donc va à l’inverse des activités traditionnelles et répétitives :

Projet / Activités traditionnelles :

Fournir nouveau produit / fournir produit

Début et fin défini / continuité des activités Équipe temporaire / équipe stable

• Peut concerner tout domaine d’activité :
  • Projet militaire, industriel, recherche etc…

• Dans une entreprise, les projets liés aux systèmes d’informations représentent 80/90% des projets budgétés, les autres sont liés à l’organisation
• Le plan projet
  • Le plan projet regroupe l’ensemble des projets constitués des provisions de ressources allouées, des contraintes de délais, des objectifs.
    • Défini en fin d’année et proposer à la Direction Générale afin de gérer les priorités.
    • Un plan projet peut être organisé autour de programmes, projets ou sous- projets en fonction de la taille et des adhérences.
  • Un programme : groupes de projets menés de façon coordonnée en vue d’obtenir des bénéfices inenvisageables si les projets étaient menés séparément o Un projet (définition précédente) o Un sous-projet : les grands projets peuvent être découpés en sous projet Pourquoi traiter les sujets en mode projets ?
• Disposer d’une méthodologie de travail commune permettant une réponse homogène au Sponsor
• Définir au plus tôt la demande, de manière complète et rigoureuse, afin d’y apporter la meilleure réponse
• Identifier dès le début les acteurs, les jalons majeurs, évaluer les moyens et gérer les priorités
• Avoir une approche transverse et de qualité des dossiers
• Faire aboutir les dossiers dans le cadre technico-économique prévu grâce à la responsabilisation des acteurs et à la rigueur de l’organisation
• Avoir une communication structurée sur les sujets traités

Les 4 phases d’un projet

• Définition/initialisation o Définition du projet dans les grandes lignes
• Organisation/ structuration o Mettre en place une équipe si besoin o Effectuer :
  • Les découpages  La planification
  • La gestion des coûts destinés
• Exécution et pilotage o Lancer les actions permettant le démarrage du projet
  • Analyser périodiquement l’avancement et l’évolution de tous les sous ensembles

• Effectuer les synthèses nécessaires à la maîtrise des objectifs o Appliquer, éventuellement les actions correctives

• Clôture o Fin du projet

Définition et initialisation

• La phase d’initialisation c’est le projet en amont o Permettre de déterminer le but, les ressources, les coûts, les délais, le type d’organisation, le chef du projet et les risques
• EN résumé il s’agit d’écrire une FEB (fiche d’expression des besoins) puis de faire une étude de cadrage par la suite pour approfondir
• La FEB contient les éléments suivants :
  • Facteurs déclencheurs o Description du besoin o Mesurer les risques o Gains attendus o Échéances prévues de MEO o L’organisation du projet

Organisation et structuration

• Organisation matricielle

Mélange de structure fonctionnelle et de structure projet.

• Faible : très proche du mode fonctionnel (weak)
• Forte : très proche du mode projet. (strong)
• Équilibrée (balanced)

• Organisation Projet
  • Les membres de l’équipe sont physiquement regroupés
  • La majorité des ressources est impliquée dans les activités du projet
  • Le chef de projet a une autorité importante.

• Organisation fonctionnelle
  • Chaque salarié a un supérieur clairement identifié

• Les salariés sont regroupés par spécialité (domaine).

Matrice RACI

Une matrice RACI, est utilisée pour décrire les rôles et responsabilités, de différentes équipes et personnes, sur un projet ou sur des processus courants.

• Responsible (Réalisation) : Les R sont ceux qui réalisent l’action. Ces équipes, ou personnes, peuvent être responsable de plusieurs tâches. Si les R ne remplissent pas leurs objectifs, c’est le A qui assume.
• Accountable (Approbation) : Celui qui doit rendre des comptes sur l’avancement d’un projet. Il ne peut y avoir qu’un seul A par tâche.
• Consulted (Consultation) : Ceux qui sont consultés pour la réalisation de la tâche.
• Informed (Information) : Ceux qui sont informés de l’évolution du projet.

LE D.E.S.C. DANS DES SITUATIONS DE CONFLITS

• Décrire les faits o Décrivez la situation en cause sous forme de faits repérables et observables.
• Exprimer ses préoccupations et ses sentiments o Dites ce qui vous pose problème dans la situation. Exprimez ce que vous ressentez dans la situation avec le « je ».
• Suggérer les solutions o Proposez des solutions tournées vers l’avenir. o Laissez le temps à votre interlocuteur de parler, d’apporter ses idées.
• Conclure sur les conséquences positives pour les 2 parties o Montrez à l’autre les conséquences positives à adopter la solution.
  • Éventuellement présentez les conséquences négatives de la non résolution du problème.

Les conflits sont :

Inévitables = les accepter

Souhaiter = les provoquer Gérables = les utiliser

Les 4 piliers du changement

• Communication
• Formation
• Support d’accompagnement
• Pilotage

La clôture

• Définition : La clôture du projet permet de voir et contrôler si tous les engagements pris initialement en début de projet sont tenus. (ressources, budget, délai, qualité, …). Il s’agit également de terminer le projet pour passer dans une phase de maintenance.
• Un projet une fois lancé, suscite toujours des ajustements et des développements complémentaires, des ajouts de fonctionnalités, des techniques plus adaptées, des caractéristiques produites…
• Enfin, la clôture nous amène également à tirer un « bilan de projet » sur la base d’un document synthétique qui servira de référence dans le développement de nouveaux projets